6 passos para realizar eventos corporativos inesquecíveis

A realização de eventos corporativos como estratégia de relacionamento é uma das melhores ferramentas a serem adotadas pelo marketing da sua empresa. Afinal, eles proporcionam uma interação muito mais próxima entre a companhia e seus públicos.

Contudo, a organização desse tipo de encontro não é simples, pois existem diversas variáveis a serem analisadas e, principalmente, porque a empresa fica vulnerável a qualquer erro que possa comprometer sua imagem.

Neste post, abordamos o que é um evento corporativo, quais são as suas tipificações e os seus objetivos, e ainda apresentamos alguns passos para que você possa organizar um bem-sucedido em sua empresa. Acompanhe!

O que são eventos corporativos?

Todos os eventos realizados por uma companhia — de cunho mercadológico, educacional ou social — podem ser considerados como corporativos. De maneira geral, eles têm o objetivo de fomentar novos relacionamentos e fortalecer os já existentes.

Esse tipo de atividade também tem o poder de promover a organização, melhorar sua imagem e reforçar seu posicionamento de mercado. Conheça os principais tipos a seguir.

Tipos de eventos corporativos

Basicamente, existem três categorias principais de eventos corporativos: mercadológico, educacional e social. Dentro delas, enquadram-se os diversos tipos de atividade que podem ser realizados. Veja alguns deles:

Comemorações e confraternizações

Nesses encontros, os objetivos principais são a socialização e a integração entre os colaboradores de diferentes setores e, até mesmo, da própria equipe. Está, portanto, muito ligado ao departamento de recursos humanos (RH).

Palestras, cursos e workshops

Esses eventos são de cunho educacional. Neles, a empresa busca informar colaboradores, clientes ou parceiros acerca de um assunto, como a utilização de seus produtos ou serviços, por exemplo.

Lançamento de produtos

Esse é um tipo de encontro totalmente mercadológico, cujo objetivo é apresentar as inovações e os lançamentos da companhia. Nesses encontros, apresenta-se o produto e, posteriormente, convidam-se os participantes a experimentá-lo.

Feiras de negócio

Sem dúvida, esse é o tipo de evento mais complexo de organizar, pois envolve muitas contratações (espaço na feira, montadoras de estande, buffet, segurança, limpeza, transporte de máquinas e materiais e outros). As feiras propiciam novos contatos comerciais e criam possibilidades de vendas.

Existem casos em que se pode ter duas características em um único evento. É o caso, por exemplo, de uma feira de negócios que apresente um workshop sobre os produtos da empresa. O ideal, então, é encará-los como duas atividades diferentes e planejá-los de forma separada.

Como estruturar um evento corporativo?

Um encontro desse tipo tem, em geral, três etapas principais: pré-evento, evento e pós-evento. A seguir, apresentamos alguns passos que o auxiliarão na organização desse encontro.

1. Estabeleça um objetivo

O primeiro passo é definir qual é o objetivo central da atividade. A partir dele, pode-se identificar, entre tantos formatos e tipos diferentes, qual melhor se encaixa nas necessidades da companhia.

Se o objetivo é, por exemplo, lançar um novo produto da empresa, o formato ideal é o “Lançamento de Produtos”. Se for de cunho educativo, por outro lado, pode-se escolher entre os formatos de palestra, seminário, curso ou workshop.

2. Defina um budget

Após definir o objetivo e o formato, é preciso estabelecer uma verba para ser utilizada na execução. Esse ponto é crucial para o desenvolvimento do planejamento como um todo, pois restringe ou amplia as possibilidades de ação, o número de convidados e o local de realização.

Companhias que não estipulam uma verba exata para seus eventos, costumam gastar muito além do necessário e o que era para ser uma forma de aumentar a rentabilidade, acaba sendo um grande prejuízo.

3. Forme uma equipe capacitada e responsável

Para realizar um encontro corporativo de sucesso, é preciso montar uma equipe altamente qualificada, que seja capaz de otimizar os investimentos e entregar o máximo de qualidade. Tenha em sua equipe um profissional de planejamento, um orçamentista, um cerimonialista e um grupo de apoio completo.

Se a equipe for deficiente ou leviana com prazos e ainda negligenciar tarefas, é provável que o evento não saia como o esperado e a empresa sofra consequências sérias, como danos à sua imagem e a perda de credibilidade.

4. Monte o plano de execução do evento

Com a equipe formada, é hora de avaliar tudo o que será necessário para a realização da atividade. Nessa etapa, são definidos o número de convidados, o cardápio, o dia e a hora do evento, e os materiais a serem alugados ou adquiridos.

O plano de execução é a etapa mais importante da organização. Ou seja, deve ser elaborado com o máximo de cuidado, sempre com a verba definida e os objetivos principais em mente.

5. Estabeleça um cronograma de atividades

Nunca execute um projeto, principalmente um evento, sem um checklist e um cronograma de atividades definido. Eles são a base da organização e do controle e, por meio deles, é possível verificar o que falta, o que já foi realizado e as datas das próximas entregas.

E não pense que eles servem apenas para a fase pré-evento: um cronograma completo deve contemplar as ações a serem executadas durante (tempo de discurso, ordem de acontecimentos e assim por diante) e após o encontro (como a entrega de relatórios e a análise de pesquisas, por exemplo).

6. Execute ações pós-evento

Esse tipo de atividade não acaba depois de sua realização, principalmente para a equipe de organização. É preciso executar ações pós-evento, como o envio de um e-mail marketing de agradecimento, a distribuição de pesquisas de avaliação, a análise da repercussão em mídias sociais e tradicionais, e outros.

Se ações desse tipo não forem realizadas, é impossível mensurar os resultados do evento e comprovar a efetividade dos investimentos realizados.

Por que contratar uma agência de comunicação especializada?

O planejamento e a execução de um evento corporativo não são tarefas simples. O ideal é contar com o auxílio de uma agência de comunicação especializada pois, além da coordenação em si, é preciso planejar toda a comunicação e a divulgação.

Uma agência tem diversos profissionais capacitados e com experiência na organização desse tipo de atividade e na mensuração de resultados. Com isso, há mais chances de que o encontro seja um sucesso e a companhia desfrute de bons negócios.

Quer fazer eventos corporativos, mas não sabe por onde começar? Entre em contato com a gente e descubra como podemos auxiliá-lo!

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